تعرّف السكرتارية بأنها مجموعة من الأعمال التي توفر المساعدة الإدارية داخل المنشأة، والتي تعمل على تزويد الإدارة بكافة المعلومات التي تساهم في دعم العمل وتوفير الوقت والجهد وتخفيف الأعباء المرتبطة بالوظائف الروتينية.

ويمكن تعريف السكرتير بأنه الموظف الذي يتولى القيام بمهام  الأعمال المكتبية والادارية المساعدة للرئيس والتي تتمثل  بحفظ الملفات والمعلومات وأرشفتها وترتيب المواعيد والاجتماعات وتنظيم السفريات واستقبال الزوار والمراجعين ومعالجة الاتصالات وأعمال المراسلات والتقارير ويتمتع بثقة الرئيس "المدير" ويحفظ أسرار العمل.

وتظهر أهمية السكرتارية بأن العامل بها يجب عليه أن:

يحافظ على أسرار العمل والعاملين وذلك لكونه مطلعاً على أدق المهام وأهمها.
يشرف على الخدمات الإدارية.
يكون المسؤول المباشر عن إدارة جداول العمل وتنظيمها.
ينسق بين عمل مختلف الإدارات في الشركة أو المؤسسة.
يقوم بحفظ وأرشفة البيانات لسهولة الوصول إليها في وقت لاحق.

كما يجب على من يشغل منصب السكرتارية أن يتحلى بالعديد من المهارات، وهي:

التنظيم الذي يساعده بالحفاظ على كافة البيانات والمعلومات بشكل منظم وبدقة.
مهارات شخصية خاصة وأن عمل السكرتارية يتطلب التواصل والتفاعل مع الأشخاص الآخرين سواء عملاء أو موظفين.
الدّقة والاهتمام بالتفاصيل خاصة عند تقييم المستندات.
العمل تحت الضغط لأنه معرض دوماً للإجهاد لذا لابد من أن يكون لديه القدرة على تحمل ضغط العمل.

أما الصفات التي يجب أن يتحلى بها الشخص الذي يعمل في السكرتارية، فهي:

الالتزام بالصدق في التعامل و حسن التصرف واللباقة في التعامل.
التميز بالذكاء وسرعة البديهة أثناء العمل.
 القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح.
التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل.
الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي.
احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.

وبما أن السكرتارية مهمة في دعم العمل واستمراريته فإن أهم الأعمال التي تعدّ من مهام السكرتارية:

متابعة البريد وذلك بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، وإرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.
تنظيم المواعيد والتعامل مع الناس واستقبالهم وفقاً لجدول منظم.
الحرص على تطبيق كافة العمليات والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق وصحيح وتسهل تنظيم وتنفيذ العمل.
إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين والعملاء داخل منشأة العمل.

ولذا فإن عمل السكرتير مهم جداً في الشركة ويمكن اعتباره الشخص الأهم في مكان العمل فلا يمكن إنجاز أي عمل دون وجود شخص ينظم العمل والمواعيد والأمور الروتينية التي تعدّ مهمة في سير وتقدم وتطور العمل.